Orjinal Belgeli Faks [Elektronik İmzalı Faks]

OriginalFAX (a.k.a. Orjinal Belgeli, Orjinal İmzalı, Teyit Edilmiş Faks)
"Orijinal Belgeyi", "Orijinal İmza" ile gönderip, alabilen ve "Teyit Edilmiş Faks" olarak çalışan dünyada ki ilk faks yazılım ürünüdür. OriginalFAX, ürünümüz Orijinal Elektronik Belgeyi, Güvenli Elektronik İmza ile ve Teyit Edilmiş Faks olarak gönderip almayı sağlamaktadır. Bu üç özelliğin bir araya gelmesi ile bugüne kadar karşılaşılan hukuki sıkıntılar, suistimal vakaları ve hak kayıplarının giderilmesini sağlamıştır.

OriginalFax ofis hayatında
Faks Nedir ?
Faks, Kağıt ortamda hazırladığınız veya elektronik ortamda hazırlayıp, imza atmak için kağıt ortama çıktı aldığınız dokümanları imzalayıp, sonrasında tarayıcıdan, tabletten veya cep telefonundan fotoğrafını çekerek veya taratarak ya da kağıt olarak faks cihazına koyarak alıcısına ulaştırmayı sağlayan bir belge iletim teknolojisidir. Bu yapılan işlem, belgenin bir kopyasını, resmini yani fotokopisini karşı tarafa iletmektir.

Faks (Fax) yaklaşık 40 yıldır tüm dünya genelinde kullanılmakta olan bir belge taşıma sistemidir. Ülkemizde 30 yıllık bir geçmişi olan Faks sistemleri hem dünya genelinde hemde ülkemizde belli şartların sağlanması durumunda yasal geçerli bir belge taşıma yöntemi olarak kanunlar tarafından desteklenmiştir.

Ülkemizde;
Borçlar Kanununda Madde 14 te Faksın teyit edilmiş olmak kaydıyla yazılı şekil şartını sağlamış olacağı vurgulanmıştır. Aynı maddede Güvenli Elektronik İmzada yazılı şekil şartını sağlayan diğer bir yöntem olarak yerini almıştır.

OriginalFAX'ı Neden Kullanmalıyım ?
  • Piyasada ki tüm faks cihazları veya yazılımları Kopya (Fotokopi) Belgeyi karşı tarafa iletir veya alır.
    Eğer "Orijinal Belge" göndermek ve almak isterseniz sadece OriginalFAX ile bunu yapabilirsiniz.
  • Piyasada ki tüm faks cihazları veya yazılımları İmzanın Kopyasını karşı tarafa iletir veya alır.
    Eğer "Orijinal İmzalı Belge" göndermek ve almak isterseniz sadece OriginalFAX ile bunu yapabilirsiniz.
  • Piyasada ki tüm faks cihazları veya yazılımları Kopya Belge ve Kopya İmza iletebildiği için "Teyit Edilmiş" olmaları yani gönderenin ve/veya imza sahibinin alıcı tarafından doğrulanması gerekmektedir. Bu teyit işlemi çeşitli yöntemler ile riski göze alarak yapılmaya çalışılmakta olup, hak kayıbı yaşamamak ve yasal geçerli teyit işlemi sağlayabilmek için Orijinal Belgeyi de göndermeniz veya almanız gerekmektedir.

Eğer Teyit Edilmiş Faks kullanmak isterseniz sadece OriginalFAX ile bunu yapabilirsiniz.

Sektörde Hangi İhtiyacımızı Karşılıyor?
  • Ticari faaliyetler sırasında kanunda tanımlanan veya kanun tarafından belgelenmesi tavsiye olunan işlemlerde belge üretilir ve bu belgeler muhataplara bilgi, onay v.b. amaçların yerine getirilmesi için gönderilip, alınırlar.
  • Belge üzerindeki imza sahibinin gerçekten o kişi olup olmadığından emin olmak.
  • Belge üzerindeki imza sahibi veya sahiplerinin belge içeriğindeki konu ile ilgili olarak imzaya yetkilil olup olmadıklarından emin olmak.
  • Belgenin aslının yani orjinalinin alınıp, gönderimesini sağlayabilmek.
  • Gönderilen belgenin alıcısına ulaşıp ulaşmadığından emin olabilmek.
  • Fiziki arşiv maliyetlerini azaltmak.
  • İhtiyaç olduğunda orijinal belgeye hızlıca ulaşabilmek.
  • Belgelerin kanunlarca belirlenmiş saklama sürelerinin otomatik olarak takip edilebilmesi.
  • Gönderilen veya alınan belgelerin firmada kullanılan ERP, CRM, BPM v.b. yazılımlar ile veri alış verişini sağlayabilmek.


Standart Faks
Çözümleri
OriginalFax
Piyasada bulunan mevcut ticari ürünler göz önüne alınarak hazırlanmıştır.
Standart Faks Özellikleri
Teyit Edilmiş Faks
E-imza Desteği
Mobil İmza Desteği
      
Dijital İmza Desteği
SMS Desteği
Zaman Damgası Desteği
Karekod Desteği
      
Teslim Edildi Bilgisi
Okundu Bilgisi
Teyit Edildi Bilgisi
      
Fotokopi Belge Teslimi
Orjinal Belge Teslimi



Doküman ve Belge (Evrak) Nedir ?
Kurumsal veya bireysel faaliyetlerin yerine getirilmesinde üretilen ya da toplanan, henüz belge vasfı kazanmamış her türlü kayıtlı bilgi ise doküman olarak adlandırılmaktadır.

Herhangi bir bireysel veya kurumsal faaliyetin yerine getirilmesi için alınmış ya da faaliyetin sonucunda üretilmiş, içerik ilişki ve formatı ile ait olduğu faaliyet için delil teşkil eden kayıtlı bilgi, belge (evrak) olarak isimlendirilmektedir.


Islak İmza, Güvenli Elektronik İmza Nedir ?
  • Islak İmza Nedir ?
    "Bir kimsenin, bir yazının altına bu yazıyı yazdığını veya onayladığını belirtmek için; her zaman, aynı biçimde yazdığı ad ve işaret" olarak tanımlanır. Kişinin, kalemle belge üzerine attığı imzaya ıslak imza denilir. Diğer bir ifadeyle, orijinal belgedeki imzadır. Fotokopi ve karbonlu nüshalardaki imzalar ile çeşitli materyallerle veya dijital yöntemlerle oluşturulan imzalar ıslak imza değildir.

  • Güvenli Elektronik İmza Nedir ?
    • Elektronik İmza Kanunu (5070)
      Madde 4- Güvenli elektronik imza;
      a) Münhasıran imza sahibine bağlı olan,
      b) Sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan,
      c) Nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin tespitini sağlayan,
      d) İmzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan, Elektronik imzadır.

    • Borçlar Kanunu (6098)
      MADDE 14- Yazılı şekilde yapılması öngörülen sözleşmelerde borç altına girenlerin imzalarının bulunması zorunludur. Kanunda aksi öngörülmedikçe, imzalı bir mektup, asılları borç altına girenlerce imzalanmış telgraf, teyit edilmiş olmaları kaydıyla faks veya buna benzer iletişim araçları ya da güvenli elektronik imza ile gönderilip saklanabilen metinler de yazılı şekil yerine geçer.
      MADDE 15- İmzanın, borç altına girenin el yazısıyla atılması zorunludur. Güvenli elektronik imza da, el yazısıyla atılmış imzanın bütün hukuki sonuçlarını doğurur.

    • Hukuk Muhakemeleri Kanunu (6100)
      MADDE 205- (1) Mahkeme huzurunda ikrar olunan veya mahkemece inkâr edenden sadır olduğu kabul edilen adi senetler, aksi ispat edilmedikçe kesin delil sayılırlar.
      (2) Usulüne göre güvenli elektronik imza ile oluşturulan elektronik veriler, senet hükmündedir.
      (3) Hâkim, mahkemeye delil olarak sunulan elektronik imzalı belgenin, güvenli elektronik imza ile oluşturulmuş olup olmadığını resen inceler.

Orijinal Belge (Evrak) Nedir ?
  • Orijinal Kağıt Belge : Elektronik ortamda (Bilgisayar, Tablet, Cep Telefonu) hazırlanıp kağıda bastırılarak ilgili kişi veya kişilerce ıslak imza ile imzalanması sonucunda oluşan belgeye Orijinal Kağıt Belge denir. Diğer bir şekli ise direkt olarak kağıt ortamda oluşturulup (El Yazısı, Daktilo, Telgraf v.b.) ilgili kişi veya kişilerce ıslak imza ile imzalanması sonucunda oluşan belgeye Orijinal Kağıt Belge denir.

  • Orijinal Elektronik Belge : Elektronik ortamda (Bilgisayar, Tablet, Cep Telefonu) hazırlanıp yine elektronik ortamda (Bilgisayar, Tablet, Cep Telefonu) ilgili kişi veya kişilerce "Güvenli Elektronik İmza" veya mobil ortamda "Mobil İmza" ile imzalanana belgelere Orijinal Elektronik Belge denir.

Kağıt veya Elektronik Orijinal Belge Karşı Tarafa Nasıl İletilir ?
Orijinal Belge (Kağıt) Aşağıdaki Yöntemler İle İletilir
Belgenin aslı kağıt ve belge ıslak imzalı olduğu için ve belgenin alıcısına orijinal halini koruyarak iletilmesi için aşağıdaki yöntemlerden biri ile gönderilmesi gerekmektedir. Bu iletim yöntemleri kanunlarımızda belirtilen yöntemlerdir.

  • Mektup, İadeli Taahhütlü Mektup olarak bildiğimiz bu yöntem gönderilen belgenin alıcıya ulaşıp ulaşmadığı konusunda teslim garantisi sağlar. Ancak ulaşan belgenin içeriğinin ne olduğunu garanti etmez.

  • Telgraf, Günümüzde kullanımı giderek azalmış olsa da halen belli miktarlarda kullanımı bulunan bir yasal geçerli belge iletim yöntemidir. Ancak telgrafa belgenin içeriği yeniden yazılır ve ilgili kişi tarafından imzalanır. Alıcı taraf Telgrafı aldığında imza yetkilisi tarafından imzalanması gerekir.

  • Faks, Teyit edilmiş olmak kaydıyla yasal geçerli bir iletim yöntemidir. Teyit işlemi Faks üzerinden gelen belgenin üzerindeki imza sahibinin beyanı ile mümkündür. İçtihatlarda en uygun teyit yöntemi olarak Faks ile gönderilen belgenin orjinalininde elden veya diğer yasal geçerli yöntemlerden birisi ile teslim edilmesi gereklidir.

Orijinal Belge (Elektronik) Aşağıdaki Yöntemler İle İletilir
Belgenin aslı elektronik ve bu elektronik belge güvenli elektronik imza ile imzalanmış olduğu için belgenin alıcısına orijinal halini koruyarak iletilmesi için aşağıdaki yöntemlerden biri ile gönderilmesi gerekmektedir. Bu iletim yöntemleri kanunlarımızda belirtilen yöntemlerdir.

  • KEP
  • Faks
  • E-Posta (Kanunlarda belirtilmiyor)
  • SFTP (Kanunlarda belirtilmiyor)
  • Web Servis (Kanunlarda belirtilmiyor)
  • Web Uygulamaları (Kanunlarda belirtilmiyor)

Belge, Senet, Delil, Tanık, Yasal Geçerli Ne Demek ?
Hukuk Muhakemeleri Kanununda aşağıdaki gibi tariflenmiştir:
  • Belge,
    MADDE 199- (1) Uyuşmazlık konusu vakıaları ispata elverişli yazılı veya basılı metin, senet, çizim, plan, kroki, fotoğraf, film, görüntü veya ses kaydı gibi veriler ile elektronik ortamdaki veriler ve bunlara benzer bilgi taşıyıcıları bu Kanuna göre belgedir.

  • Senetle ispat zorunluluğu,
    MADDE 200- (1) Bir hakkın doğumu, düşürülmesi, devri, değiştirilmesi, yenilenmesi, ertelenmesi, ikrarı ve itfası amacıyla yapılan hukuki işlemlerin, yapıldıkları zamanki miktar veya değerleri ikibinbeşyüz Türk Lirasını geçtiği takdirde senetle ispat olunması gerekir. Bu hukuki işlemlerin miktar veya değeri ödeme veya borçtan kurtarma gibi bir nedenle ikibinbeşyüz Türk Lirasından aşağı düşse bile senetsiz ispat olunamaz. (2) Bu madde uyarınca senetle ispatı gereken hususlarda birinci fıkradaki düzenleme hatırlatılarak karşı tarafın açık muvafakati hâlinde tanık dinlenebilir.

  • Senede karşı tanıkla ispat yasağı,
    MADDE 201- (1) Senede bağlı her çeşit iddiaya karşı ileri sürülen ve senedin hüküm ve kuvvetini ortadan kaldıracak veya azaltacak nitelikte bulunan hukuki işlemler ikibinbeşyüz Türk Lirasından az bir miktara ait olsa bile tanıkla ispat olunamaz.

  • MADDE 205- (1) Mahkeme huzurunda ikrar olunan veya mahkemece inkâr edenden sadır olduğu kabul edilen adi senetler, aksi ispat edilmedikçe kesin delil sayılırlar.
    (2) Usulüne göre güvenli elektronik imza ile oluşturulan elektronik veriler, senet hükmündedir.
    (3) Hâkim, mahkemeye delil olarak sunulan elektronik imzalı belgenin, güvenli elektronik imza ile oluşturulmuş olup olmadığını resen inceler.